G.V. Hercules Aldeboarn/Akkrum/Nes hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. G.V. Hercules houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als G.V. Hercules zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door G.V. Hercules verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden
- Communicatie over de les (hulpouders gevraagd, afwijkende lestijden enz.)
- Uitnodigingen voor activiteiten/bijeenkomsten
- Extra informatie/oproepen, lidmaatschap gerelateerd
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Aanmelden lidmaatschap
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan G.V. Hercules de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Bij aanmelding
Achternaam:
Voorletter(s):
Roepnaam:
Geslacht: ( M / V *)
Straat + nummer:
Postcode en woonplaats:
Geboortedatum:
Telefoonnummer:
Mobiel nummer:
Email adres:
Naam school:
Voor de machtiging
Naam rekeninghouder:
Adres:
Postcode en plaats:
Telefoonnummer:
Lid met ingang van:
Volgt welke les:
Bankrekening IBANnr.:
Datum:
Handtekening:
Uw persoonsgegevens worden door G.V. Hercules opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst. Het aanmeldformulier en machtigingsformulier wordt versnipperen na opzegging lidmaatschap.
- De financiële administratie wordt 7 jaar bewaard en daarna versnipperd.
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees
G.V. Hercules verstrekt geen nieuwsbrief, alleen soms extra informatie/oproepen die lidmaatschap gerelateerd zijn. Hierbij schrijven we alleen bestaande leden aan.
Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-lobbycontacten en/of geïnteresseerden
Alleen donateurs benaderen we jaarlijks. Dit doen we niet per mail maar persoonlijk.
De lijst van donateurs staat in drive, welke beveiligd is met een wachtwoord.
Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van Medewerkers geeft G.V Hercules in de handen van Sportwerkgever Fryslan wordt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De arbeidsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan G.V. Hercules de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- Salarisgegevens;
- Kopie ID;
- BSN-nummer;
- Bankgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Sportwerkgever Fryslan en G.V. Hercules opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
- Het verzorgen van de administratie/lidmaatschap van KNGU via AllUnited;
- Het verzorgen van arbeidsovereenkomst en salaris van leiding door Sportwerkgever Fryslan;
- Het verzorgen van mail en website door BytEffect;
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
G.V. Hercules bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alleen bestuursleden en leiding van G.V. Hercules kunnen bij de registratie van uw persoonsgegevens
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord-beleid op al onze systemen;
- Al ons digitale middelen zijn beveiligd met https. (Website/mail/drive)
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Marijke Waringa-Brouwer – voorzitter
Jancko Douwamastrjitte 3
8495 HX Aldeboarn
06-12448167
info@gv-hercules.com
Geactualiseerd op 3 maart 2021